Dass unter einem Schriftgut-Archivsystem weit mehr zu verstehen ist als eine Softwarelösung, in der neben (noch immer gern genutzten) physischen auch elektronische Akten verzeichnet werden können, lässt bereits der Hinweis auf Hybridakten erahnen. Mehr aber noch die Frage, was eigentlich eine Akte ausmacht und ob Unternehmensarchive auch Dateiverzeichnisse übernehmen. Was geschieht mit Audio- und Videodateien, die sich innerhalb solcher Abgaben befinden? Wie können Zusammenhänge zwischen Abgaben aufgezeigt werden und was muss beachtet werden, um eine Langzeitverfügbarkeit zu gewährleisten? Wie verhält es sich mit den Zugriffsrechten, wenn Archivgut doch einer allgemeinen Schutzfrist unterliegt und datenschutzrelevante Informationen enthalten kann? Und gibt es da nicht auch noch den gesamten vorarchivischen Bereich des Records Management mit den Altregistraturen und Zwischenarchiven?

Ein gemeinsames Schriftgut-Archivsystem bedeutet außerdem, dass sich auf gemeinsame Workflows und Standards, ein gemeinsames Verständnis geeinigt wird. Das Ergebnis darf bei aller Vielfalt an Aufgaben und Archivaliengattungen nicht zu kompliziert werden. Stehen Unternehmensarchive in den Rundfunkhäusern doch immer im Schatten der für die tägliche Berichterstattung benötigten Medienarchive und sind zudem knapp besetzt. Was für die Zukunft eine Bereicherung verheißt, bedeutet für heute viel Arbeit. Dieser stellen sich die Unternehmensarchive von WDR, DLR und DW gemeinsam mit dem IVZ ganz nach Gobo Fraggle: ‚Ja, wir kommen mit Problemen.‘ Wir möchten sie angehen und dadurch verhindern, dass Unternehmensarchive sich in Allwissende Müllhalden verwandeln. Einen wichtigen Schritt stellt hierbei der mit der Firma nextevolution durchgeführte Proof of Concept dar. Der Vortrag skizziert neben dessen Inhalt, mit welchen Fragen die Projektgruppe in den PoC startete, mit welchen Erkenntnissen sie aus diesem hervor ging und wie die nächsten Schritte aussehen könnten.