Datenschutz Telemedien
Datenschutzhinweise für Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Seminare und Online-Tagungen via "Microsoft Teams" des vfm | Verein für Medieninformation und Mediendokumentation e.V.
Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Microsoft Teams" informieren.
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von "Zoom" finden Sie hier.
Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Office 365 ist eine Software der Firma Microsoft Ireland Operations Limited.
Siehe auch Datenschutz im Zusammenhang mit der Teilnahme an der vfm-Tagung.
Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen Microsoft Teams, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen, Seminare und/oder Online-Tagungen durchzuführen (nachfolgend: "Online-Meetings").
Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von "Online-Meetings" steht, ist der vfm e.V..
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams für die Datenverarbeitung verantwortlich. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen. Hier finden Sie weitere Informationen von Microsoft zu diesem Thema:
Sie können Microsoft Teams auch nutzen, wenn Sie die Einwahldaten zum Meeting direkt in Microsoft Teams eingeben.
Wenn Sie die Microsoft Teams-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktion auch über den Browser zu nutzen. Details dazu siehe hier:
Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von Microsoft Teams werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen.
Folgende personenbezogene Daten sind bzw. können Gegenstand der Verarbeitung sein:
IP-Adresse
Angaben zum Nutzer: Benutzername, Anzeigename, E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild, Informationen (optionale Angaben), bevorzugte Sprache etc.
Meeting-Metadaten: Meeting-ID, Teilnehmer-IP-Adressen, Telefonnummern (bei Einwahl mit dem Telefon), Ort, Name des Meetings und ggf. Passwort vom Veranstalter, Datum, Uhrzeit und Dauer, im Meeting aufgezeichnete Aktivitäten (wie z.B. Teilnahme und Verlassen).
Chat-, Audio- und Videodaten: Damit Audio- und Videoübertragung stattfinden können, benötigt die Anwendung Zugriff auf Ihr Mikrofon bzw. Ihre Videokamera. Sie können diese jederzeit selbst stumm- bzw. abschalten. Ggf. von Ihnen gemachte Texteingaben im Chat werden ebenfalls verarbeitet und gespeichert. Chatinhalte werden wir nur protokollieren, wenn es zum Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist.
Nutzergenerierte Inhalte: Aufnahmen von Video- oder Telefonkonferenzen, hochgeladene Dateien.
Cookies: Die Website des vfm verwendet keine Cookies.
Umfang der Verarbeitung
Sofern wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorfeld transparent mitteilen. Sie erhalten in diesem Falle gesonderte Hinweise, welche Maßnahmen zu treffen sind, um an dem Online-Meetingteil zunehmen, ohne dass personenbezogene Daten von Ihnen Teil der Aufzeichnung werden. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der Microsoft Teams-App angezeigt.
Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chat-Inhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.
Im Falle von Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Seminaren auch die gestellten Fragen von Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei Microsoft Teams als Benutzer registriert sind, können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) gespeichert werden. Falls ein Benutzer (oder ein Administrator im Namen des Benutzers) die Daten löscht oder der Benutzer die Verwendung von „Microsoft Teams“ beendet, werden alle Kopien der persönlichen Daten innerhalb von 30 Tagen von Microsoft gelöscht.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.
Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.
Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von Microsoft Teams erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit Microsoft Teams vorgesehen ist.
Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben.
Wir können jedoch nicht vollständig ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meetings in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Datenschutzbeauftragter
Wir haben eine Datenschutzbeauftragte benannt.
Sie erreichen diesen wie folgt: Gudrun Menze, gudrun.menze@vfm-online.de.
Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Wir bitten um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen müssen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogenen Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Änderung dieser Datenschutzhinweise
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.
